Oggi l’abitudine di compilare una raccolta anagrafica con tutti i dati dei Clienti è praticamente scomparsa, risulta essere una pratica poco diffusa per mancanza di tempo. La conoscenza dei propri clienti è alla base del lavoro di marketing, cosi come la conoscenza del proprio mercato.

Senza una mappatura di quella che viene chiamata una “clientela attiva” non si può svolgere una corretta pianificazione di tutte le attività principali di marketing diretto e “one to one” all’interno dello studio legale. Mappare i Clienti dello studio significa tener conto delle attività che ciascuno richiede allo studio, delle esigenze e della frequenza di utilizzo dei vari servizi. Se uno studio possiede già un software gestionale dello studio, avverrà spontaneamente l’attività di “data entry” al momento dell’apertura della posizione (pratica).

Nel caso in cui uno studio invece non utilizzi un programma gestionale, si tratterà di introdurre una nuova procedura, ad esempio, la compilazione di una “scheda cliente” o una “scheda pratica”. Spesso però risulta difficile cambiare le abitudini negli studi legali monotitolari. Un modo poco traumatico per partire una con la costruzione di un piccolo database clienti è quello di cominciare da un programma, che sicuramente useranno tutti gli avvocati: il client di posta elettronica. Tutti i client consentono l’archiviazione dei biglietti da visita, che in seguito possono essere facilmente esportabili su un foglio elettronico e quindi subito e facilmente riutilizzabili per altre esigenze, come le mailing list, intestazione di corrispondenza, fatture e analisi dei dati e Customer Relationship Management. Questo può essere un primo ma piccolo passo verso la semplificazione dei processi grazie all’attenta pianificazione di tutte le attività dello studio.